Leitfaden - Gründung ambulanter Pflegedienst

Im Folgenden erhältst du einen Überblick über die erforderlichen Voraussetzungen, vorbereitenden Tätigkeiten und formellen Schritte, die bei der Gründung eines ambulanten Pflegedienstes unbedingt zu beachten sind.

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Persönliche Kompetenzen

Als Gründer eines ambulanten Pflegedienstes solltest du ein Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge mitbringen. Im Umgang mit Kunden sind ein empathisches Auftreten sowie eine kommunikative Persönlichkeit entscheidend. Um dein Unternehmen optimal zu führen, solltest du verantwortungsbewusst, organisiert und strukturiert sein.

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Fachliche Qualifikationen

Entweder musst du selbst ausgebildete Pflegefachkraft sein und eine Weiterbildung zur Pflegedienstleitung absolviert haben oder du stellst für deinen ambulanten Pflegedienst eine verantwortliche Pflegedienstleitung ein. Beachte dabei, dass eine Pflegedienstleitung mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Ausbildungsberuf als Pflegefachkraft vorweisen muss, um anerkannt als Pflegedienstleitung arbeiten zu dürfen.

Alle wichtigen Infos über die Weiterbildung zur Pflegedienstleitung findest du hier.

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Markt, Wettbewerb und Standortanalyse

Vor der Gründung eines ambulanten Pflegedienstes solltest du dir einen guten Überblick über den Markt, den Wettbewerb und den Standort verschaffen. So kannst du Bedarfe der Region und Kunden ermitteln und damit das optimale Leistungsangebot deines ambulanten Pflegedienstes festlegen.

Folgende Fragen solltest du nach deiner Recherche beantworten können:

• Wer ist meine Konkurrenz?

• Welche Chancen und Risiken bestehen?

• In welchen Pflegebereichen gibt es noch Bedarfe?  

• Wie schätze ich das Nachfragepotential in diesen Bereichen ein?

• Wer ist meine Zielgruppe?

• Welche Pflegeleistungen möchte ich anbieten?

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Rechtsform

Viele ambulante Pflegedienste werden als Einzelunternehmen oder GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) gegründet. In diesem Fall sind kein Stammkapital und keine Eintragung ins Handelsregister erforderlich. Der Unternehmensinhaber haftet mit seinem Privatvermögen. Eine GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) oder eine UG (haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft) sind ebenfalls geeignete Alternativen. Eine Rücksprache mit einer Steuerberatung kann bei der Wahl der Rechtsform für deinen ambulanten Pflegedienst sehr hilfreich sein.          

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Finanzierung

Die Kosten der Gründung eines ambulanten Pflegedienstes hängen maßgeblich von der Rechtsform deines Unternehmens ab. Während des laufenden Betriebes fallen in deinem Pflegeunternehmen Fixkosten wie Personalkosten, Fahrzeugkosten und Miete sowie variable Kosten wie Fahrtkosten und Materialkosten an. Du solltest vor der Gründung genau aufschlüsseln, wie viel Eigenkapital dir zur Verfügung steht und welche Finanzierungsmöglichkeiten in Frage kommen. Wende dich dafür an deine Bank und informiere dich zusätzlich über staatliche Zuschüsse für Unternehmensgründer.  

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Businessplan

Vor der Gründung deines ambulanten Pflegedienstes solltest du einen Businessplan erstellen. Dieser schafft nicht nur Klarheit über die Struktur deines Unternehmens, sondern ist auch zwingend erforderlich, wenn du Fremdkapital von Kapitalgebern leihen möchtest.

Folgende Inhalte sollte dein Businessplan abdecken:

• Unternehmenskonzept und Rechtsform

• Leistungsangebot

• Standort-, Markt- und Wettbewerbssituation

• Marketing- und Vertriebsstrategie

• Management und Mitarbeiterstruktur

• Finanzierungsplan

• Unternehmensziele

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Zulassung und Versorgungsvertrag

Um die Leistungen deines ambulanten Pflegedienstes gegenüber den Pflegekassen abrechnen zu können, brauchst du eine Zulassung.

Dafür muss dein Unternehmen folgende Anforderungen erfüllen:

• Dauerhafte Gewährleistung einer ausreichenden und gleichmäßigen pflegerischen Versorgung der Pflegebedürftigen

• Hygieneplan

• Ausgebildete Pflegefachkräfte (bei Ausfall eines Mitarbeitenden muss die Vertretung sichergestellt sein)

• Pflegedienstleitung bzw. verantwortliche Pflegefachkraft und Stellvertretung

• Einhaltung der Qualitätsstandards (Qualitätsmanagement)

• Wirtschaftliches Arbeiten

Damit du die Pflegeleistungen deines ambulanten Pflegedienstes abrechnen kannst, musst du bei den zuständigen Pflegekassen einen schriftlichen Antrag stellen. Die Pflegekassen prüfen die Erfüllung der Anforderungen. Nach der Zulassung schließt du mit den Landesverbänden der Pflegekassen im Einvernehmen mit dem örtlichen Sozialhilfeträger einen Versorgungsvertrag ab.

Alternativ kannst du deine Pflegeleistungen auch direkt mit den Pflegebedürftigen abrechnen, wenn ihr vorher eine entsprechende private Vereinbarung getroffen habt. 

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Anmeldungen und Anträge

Folgende Anmeldungen und Anträge sind für die Gründung eines ambulanten Pflegedienstes erforderlich:

• Anmeldung beim Gesundheitsamt

• Beantragung der Betriebsnummer

• Gewerbeanmeldung

• Beantragung des Institutionskennzeichens

• Abschluss von Versicherungen (z. B. Unfall-, Haftpflicht-, Rechtsschutzversicherung)

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Mitarbeiter und Geschäftsräume

Für den Aufbau eines erfolgreich funktionierenden ambulanten Pflegedienstes ist die Einstellung von kompetenten Fachkräften erforderlich. Neben fachlichen Qualifikationen sind auch persönliche Fähigkeiten wie Flexibilität und Einsatzbereitschaft sowie physische und psychische Belastbarkeit gefragt. Um reibungslose Tagesabläufe sicherzustellen, sollten Geschäftsräume angemietet werden. Diese schaffen einen zentralen Ort für dein Unternehmen. Du kannst dort alle Tätigkeiten erledigen, die nicht beim Kunden direkt stattfinden. Eigene Räume bieten außerdem kurze Kommunikationswege und erleichtern die Absprache mit deinen Mitarbeitenden.  

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Business Software

Eine Business Software ist ein wichtiges Instrument zur betriebswirtschaftlichen Verwaltung von Finanzen, Personal und Kunden deines ambulanten Pflegedienstes. Die Software ermöglicht dir deine Geschäftsabläufe effizienter zu gestalten. Somit schaffst du Transparenz, beschleunigst deine Arbeitsvorgänge und reduzierst Kosten. Es gibt verschiedene Anbieter für spezielle Pflegesoftware, zum Beispiel für deine Tourenplanung.

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Marketingstrategie

Um deinen ambulanten Pflegedienst zügig am Markt zu etablieren und langfristig den Erfolg deines Unternehmens zusichern, solltest du eine wirkungsvolle Marketingstrategie entwickeln. Richte dich bei der Vermarktung deines ambulanten Pflegedienstes an deine Zielgruppe und bringe deinen potenziellen Kunden deinen Leistungsumfang sowie deine Unternehmensphilosophie nahe. Gestalte eine informative und ansprechende Website. Hilfreiche Werkzeuge zum Aufbau deiner Reichweite sind repräsentative Unternehmensprofile auf Social-Media-Kanäle wie Instagram oder Facebook.

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Deine Checkliste

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• Kompetenzen und Qualifikationen prüfen

• Pflegeleistungen festlegen

• Rechtsform wählen

• Kapitalbedarf und Finanzierung sichern

• Businessplan erstellen

• Versicherungen abschließen

• Zulassung beantragen

• Versorgungsvertrag abschließen

• Anmeldungen tätigen und Genehmigungen einholen

• Geeignete Fachkräfte einstellen

• Geschäftsräume anmieten

• Unternehmensverwaltung sicherstellen

• Marketingmaßnahmen festlegen und durchführen

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Gründungsberatung für ambulante Pflege

Wir empfehlen dir, eine Gründungsberatung bei deinem zuständigen Landesverband für ambulante Pflege durchzuführen. Dort wirst du kompetent bei der Gründung deines ambulanten Pflegedienstes unterstützt.

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Kontakte für weitere Informationen

Gesundheitsamt (Anmeldung des ambulanten Pflegedienstes)

Bundesagentur für Arbeit (Beantragung der Betriebsnummer)

Industrie- und Handelskammer (Gewerbeanmeldung)

Finanzamt (Steueranmeldung)

Sammel- und Verteilungsstelle (Beantragung des Institutionskennzeichens)

Berufsgenossenschaft für Gesundheits- und Wohlfahrtspflege (Abschluss der Unfallversicherung)

Banken (Beratung und ggf. Kreditaufnahme)

Kreditanstalt für Wiederaufbau (staatliche Förderungsmaßnahmen)